Orden PCM/679/2022, de 19 de julio, por la que se establece el modelo y las normas reguladoras del expediente de aptitud psicofísica del personal de la Guardia Civil.

Artículo 1. Objeto.

Esta orden tiene por objeto:

a) Establecer el contenido, estructura, finalidad, y procedimiento de anotación del expediente de aptitud psicofísica del personal del Cuerpo de la Guardia Civil, donde consten los resultados de los reconocimientos médicos y de las pruebas psicológicas y físicas que se realicen, como parte integrante del historial profesional individual.

b) Dictar las normas para su elaboración, custodia y utilización.

Artículo 2. Ámbito material y temporal de aplicación.

Todo el personal de la Guardia Civil dispondrá de un expediente de aptitud psicofísica que contendrá la información, datos y circunstancias personales relacionadas con su condición psicofísica desde su nombramiento como alumno de un centro docente de formación de la Guardia Civil.

Artículo 3. Descripción y modelo del expediente de aptitud psicofísica.

1. El expediente de aptitud psicofísica es el documento de uso confidencial que compone el historial profesional individual, en el que figurarán los resultados de los reconocimientos médicos y de las pruebas psicológicas y físicas que se realicen según el empleo, escala, edad y circunstancias personales. También los resultados de todas aquéllas evaluaciones que se realicen con objeto de determinar si existe insuficiencia de condiciones psicofísicas, así como las demás vicisitudes relacionadas con la condición psicofísica de cada guardia civil.

1. La estructura y contenido, así como el modelo del documento en que se expedirá el expediente de aptitud psicofísica, serán los previstos en los anexos I y II, respectivamente.

Artículo 4. Estructura y contenido.

1. El expediente de aptitud psicofísica se estructura en:

a) Datos personales. Aquellos que permiten la identificación personal, profesional y militar de su titular, así como su situación administrativa, junto a la fecha de apertura del expediente, su última actualización e impresión de los datos.

b) Datos de identificación sanitaria y huella genética. La fecha de la obtención y ubicación de aquellos datos antropométricos y biológicos en el marco del Real Decreto 2394/2004, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Protocolo para la recuperación, identificación, traslado e inhumación de los restos mortales del personal de las Fuerzas Armadas, Guardia Civil y Cuerpo Nacional de Policía, fallecido en operaciones fuera del territorio nacional.

c) Resultados de reconocimientos médicos y sus informes o dictámenes correspondientes. Resultados, unidos a sus informes o dictámenes, de aquellos reconocimientos que no tengan como finalidad la evaluación extraordinaria para determinar la insuficiencia de condiciones psicofísicas a que hace referencia el artículo 100.1 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre, de Régimen del Personal de la Guardia Civil.

d) Resultados de evaluaciones psicológicas e informes correspondientes. Resultados e informes de aquellas pruebas que no tengan como finalidad la evaluación extraordinaria para determinar la insuficiencia de condiciones psicofísicas a que hace referencia el artículo 100.1 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre.

e) Resultados de pruebas físicas. Resultados de aquellas pruebas que no tengan como finalidad la evaluación extraordinaria para determinar la insuficiencia de condiciones psicofísicas a que hace referencia el artículo 100.1 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre.

f) Resultados de otros análisis y pruebas. Resultados de aquellos análisis y comprobaciones que se realicen para detectar los estados de intoxicación etílica y el consumo de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, y resultados de las pruebas de aptitud psicofísica para obtener y prorrogar los permisos para conducir vehículos de la Guardia Civil.

g) Datos sobre vacunaciones. Aquellas que hayan sido suministradas al personal de la Guardia Civil por parte de la Sanidad Militar o de la Guardia Civil. Se incluirán las vacunas administradas por otros órganos sanitarios, siempre que estén debidamente certificadas. También incluirá el resultado de las pruebas diagnósticas para determinar el padecimiento de alguna enfermedad altamente transmisible y de elevado riesgo epidemiológico.

h) Datos de los expedientes de determinación de insuficiencia de condiciones psicofísicas. Contendrá, como mínimo, los dictámenes de los órganos médico-periciales correspondientes de la Sanidad Militar y de la Comisión Médico-pericial de la Guardia Civil, incluyendo los baremos y tipo de valoración que se ha realizado, los exámenes requeridos para determinar la insuficiencia de condiciones psicofísicas y las adaptaciones y ajustes razonables que se hayan realizado, la propuesta de la persona titular de la Dirección General de la Guardia Civil, la resolución de la persona titular del Ministerio de Defensa, y los recursos administrativos y sentencia judicial firme en su caso.

Artículo 5. Finalidad y efectos del expediente de aptitud psicofísica.

1. La finalidad del expediente de aptitud psicofísica es disponer, en forma ordenada, de la información relacionada con la aptitud psicofísica del guardia civil teniendo en cuenta, en todo caso, las limitaciones impuestas por la normativa vigente sobre protección de datos, de forma que se cumpla con el principio de minimización y limitación de la finalidad recogida en aquella. Se facilitará exclusivamente la información relacionada con el objeto del expediente o proceso del que se trate.

En todo caso será utilizado para:

a) Formar parte de los expedientes para la determinación de insuficiencia de condiciones psicofísicas.

b) Formar parte de aquellos expedientes administrativos en los que así esté previsto en su normativa reguladora.

c) Los procesos de evaluación para determinar la aptitud para el ascenso al empleo superior.

d) Las evaluaciones para la selección de un número limitado de asistentes a los cursos en que así se establezca.

e) La asignación, en su caso, de determinados destinos o comisiones de servicio, en especial para la participación en misiones militares.

f) Los procesos selectivos en los que las bases de la convocatoria así lo determinen.

g) Aportar la información requerida a solicitud de las autoridades competentes, tanto judiciales, como civiles y militares, teniendo en cuenta en todo caso las limitaciones contempladas en los artículos 53 y 57 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre, así como en la normativa vigente sobre protección de datos.

h) Formar parte de cualquier otro proceso de gestión de personal que requiera la aportación de datos y vicisitudes profesionales, cuando la autoridad responsable de su custodia lo autorice expresamente, de acuerdo con la normativa vigente.

1. En la utilización del expediente de aptitud psicofísica a tales fines se respetará el principio de igualdad de trato y se evitará cualquier forma de discriminación por motivos de discapacidad, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, características sexuales, origen racial o étnico, religión o creencias, o cualquier otra condición o circunstancia personal o social.

Artículo 6. Protección de datos, medidas de seguridad y acceso al contenido de los expedientes de aptitud psicofísica.

1. El tratamiento de los datos personales definidos en esta orden se llevará a efecto cumpliendo con lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril; la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, y su normativa de desarrollo en materia de documentación sanitaria.

En coherencia con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, el registro de las actividades de tratamiento se mantendrá organizado en torno a los conjuntos estructurados de datos previamente declarados sobre sanidad, psicología, enseñanza y gestión del personal, según la naturaleza de dichos datos, la finalidad de su tratamiento, las actividades llevadas a cabo y las demás circunstancias establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos.

Lo dispuesto en el apartado anterior será sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 13.2 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, sobre la puesta a disposición del afectado de un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que garantice, de modo permanente, el acceso a su totalidad con la limitación de los informes médicos, que con carácter subjetivo, estén incluidos en el expediente de conformidad con lo dispuesto en los apartados 3 y 4 del artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

Se tendrá en cuenta especialmente el principio de minimización de datos, de forma que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.

En todo caso, el personal de la Guardia Civil podrá ejercer los derechos previstos en el capítulo II del título III de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

1. La ordenación, custodia, explotación y acceso a los expedientes personales, cuya responsabilidad recae en la Jefatura de Personal de la Guardia Civil, se hará de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, así como en la normativa archivística del Ministerio del Interior, y en la propia regulación interna de la Guardia Civil, particularmente en lo que se refiere a la seguridad, y a los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, manteniendo en todo caso las garantías de seguridad y confidencialidad, permitiendo el acceso a su contenido exclusivamente a quienes estén autorizados para ello.

Asimismo, a través del Servicio de Recursos Humanos, la citada Jefatura será la encargada de emitir las copias autenticadas y certificaciones sobre los datos obrantes en el expediente de aptitud psicofísica, utilizando de modo prioritario los procedimientos electrónicos que cumplan con los protocolos de seguridad que se establezcan.

Disposición adicional primera. Anotaciones contenidas en el historial militar del alumnado procedentes de la Academia General Militar.

Los datos administrativos que obren en el historial militar del alumnado de la Academia General Militar que continúen su formación en la Academia de Oficiales de la Guardia Civil, y que resulten relevantes, de acuerdo con la finalidad y efectos recogidos en el artículo 5, se volcarán de oficio en el expediente de aptitud psicofísica que se abra a su incorporación en el centro docente del Cuerpo. Para ello, los órganos de gestión de personal del Ministerio de Defensa facilitarán a la Jefatura de Personal de la Guardia Civil la información correspondiente.

Disposición adicional segunda. Datos relativos al alumnado de la enseñanza de formación por acceso directo, para su incorporación al expediente de aptitud psicofísica.

La información que afecte al alumnado de los centros docentes de formación que tuvieran la condición de guardia civil, será comunicada al Servicio de Recursos Humanos de la Jefatura de Personal por el centro docente, una vez obtenido el primer empleo de la escala correspondiente, a efectos de su anotación en el expediente de aptitud psicofísica del personal interesado.

Disposición adicional tercera. Anotaciones procedentes de la documentación de otro personal.

1. En el caso del personal de las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional que ingrese en la Guardia Civil, el Ministerio de Defensa y la Dirección General de la Policía facilitarán, respectivamente, a la Dirección General de la Guardia Civil los datos, informaciones y circunstancias que tengan cabida en el expediente de aptitud psicofísica de la persona interesada.

1. Se podrán incluir en el expediente de aptitud psicofísica aquellos datos, informaciones y circunstancias relacionados con la aptitud psicofísica del personal de la Guardia Civil que pudieran tener relevancia en relación con el desempeño de sus funciones, siempre que sean comunicados a la Dirección General de la Guardia Civil por los organismos de las administraciones públicas a los que previamente pertenecía dicho personal, distintos a los contemplados en el apartado anterior.

Disposición adicional cuarta. Requerimientos técnicos.

Por la Jefatura de Servicios Técnicos de la Guardia Civil se adoptarán las medidas necesarias para realizar el diseño e implantación en el sistema integral de gestión de recursos humanos de lo recogido en esta orden en el plazo de un año trascurrido desde su publicación.

Disposición adicional quinta. No incremento del gasto.

Las medidas incluidas en esta orden no podrán suponer incremento de gasto público.

Disposición adicional sexta. Modelos de informe y cuestionario.

El informe médico y el cuestionario de salud para los expedientes de aptitud psicofísica, así como el acta de las juntas médico-periciales de la Sanidad Militar se ajustarán a los modelos oficialmente establecidos.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Quedan derogadas todas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo dispuesto en esta orden.

Disposición final primera. Facultades.

Se faculta a la persona titular de la Dirección General de la Guardia Civil para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para la aplicación de esta orden.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor en el plazo de dieciocho meses contados a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 19 de julio de 2022.–El Ministro de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, Félix Bolaños García.

ANEXO I