Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal.

Artículo 1. Objeto.

1. La presente orden tiene por objeto regular el sistema de legalización electrónica del Libro diario, del Libro de actas y del Libro de planes de actuación y de cuentas anuales de las fundaciones de competencia estatal, de conformidad con lo previsto en los artículos 12.1 y 42 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

1. El sistema de legalización electrónica será exigible a los libros que sean presentados correspondientes al ejercicio 2017 y siguientes.

Artículo 2. Forma y plazo de presentación.

1. Los libros deberán ser presentados para su legalización por vía electrónica en el Registro de Fundaciones de competencia estatal, a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio, de conformidad con el plazo establecido en el artículo 43 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

1. La presentación de los libros para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos y de tamaño máximo y formato que se requieren a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, en su sección de Trámites de fundaciones, debiendo utilizarse los servicios de dicha sede electrónica del Ministerio para la tramitación electrónica de los actos de legalización.

1. La solicitud de legalización, deberá estar firmada electrónicamente por persona debidamente facultada para ello, debiendo reunir los requisitos del artículo 44 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Artículo 3. Legalización de los Libros.

1. En cada ejercicio se deberán legalizar el Libro diario, el Libro de actas y el Libro de planes de actuación y de cuentas anuales de las fundaciones del ejercicio precedente. En tal caso, será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

1. En el caso del Libro de actas, éste podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la fundación o alternativamente, un libro para cada uno de los órganos colegiados que estuviesen previstos en los estatutos.

Artículo 4. Legalización de Libros anteriores al ejercicio precedente.

1. Las fundaciones que, con independencia de la fecha de su constitución, no hubieran legalizado su Libro de actas en los ejercicios correspondientes con posterioridad a su constitución, y así resulte de los archivos del Registro, podrán incluir en el primer Libro de actas presentado electrónicamente todas las actas de la fundación desde la fecha de su constitución hasta la fecha de presentación del Libro para su legalización.

1. Del mismo modo, deberá procederse respecto a la falta de legalización del Libro diario y del Libro de planes de actuación y de cuentas anuales de las fundaciones.

1. A efectos de lo previsto en los dos apartados anteriores, deberá incluirse el acta de la reunión del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuación, cuentas y operaciones no transcritas en su día y que integren los libros cuya legalización se solicita.

1. El valor probatorio de los Libros así presentados será apreciado, en su caso, por los Tribunales.

Artículo 5. Rectificación de los libros ya legalizados.

Para la rectificación de los libros ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente de la solicitud de rectificación, un archivo en el que conste certificación del Secretario del Patronato, por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Artículo 6. Garantía del soporte electrónico.

La información presentada relativa a cada libro objeto de legalización dispondrá de un sistema de protección que garantice la no manipulación desde la creación del soporte por la fundación presentante y hasta que éste se incorpore al Libro de legalizaciones en el Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Artículo 7. Requisitos de la firma electrónica.

Las firmas de quienes autorizan la presentación de los libros para su legalización, así como la relación de firmas generadas e incorporadas a los libros, deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica avanzada, basada en certificados electrónicos cualificados, emitidos por Prestadores de Servicios de Confianza Cualificados, reconocidos y publicados como tales por el Ministro de Energía, Turismo y Agenda Digital.

Artículo 8. Forma de legalización.

1. El Encargado del Registro, si no mediaran defectos, extenderá una diligencia en la que, bajo su firma, identificará a la fundación –incluyendo, en su caso, los datos registrales–, expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número dentro de cada clase, el número de hojas, los datos de presentación y el asiento practicado en el libro de legalizaciones. La diligencia se adjuntará en una hoja debidamente firmada por el Encargado. La legalización tendrá lugar en los quince días siguientes a la presentación de la solicitud.

1. La legalización será efectuada de manera automatizada mediante sello electrónico o mediante la firma electrónica del Encargado del Registro, que como medio reconocido que garantiza la autenticidad de la legalización, sustituirá a los sistemas tradicionales de sello a través de impresión, estampillado o perforación mecánica.

1. Se extenderán las notas correspondientes y se devolverá a la fundación el libro legalizado en formato electrónico. El original de la solicitud será archivado.

1. Si la legalización se solicita fuera de plazo, el Encargado del Registro lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente a la hoja de legalizaciones.

1. Si el Encargado del Registro apreciara la existencia de defectos en la solicitud de legalización, lo notificará al interesado para que lo subsane por la misma vía, en el plazo de diez días, de conformidad con lo previsto en el artículo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 9. Protección de datos de carácter personal.

1. El Registro de Fundaciones de competencia estatal garantizará, en todo caso, el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

1. A tales efectos, una vez se haya efectuado la legalización de los libros presentados por las fundaciones, éstas conservarán los mismos y no se guardará copia de su contenido en el Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Disposición adicional única. Excepcionalidad en la utilización de otros medios.

Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 1, cuando por problemas técnicos no fuera posible la presentación de los libros a legalizar por vía electrónica, de modo excepcional y siempre que la imposibilidad sea manifiesta, se permitirá su presentación en el Registro de Fundaciones de competencia estatal mediante el empleo de soportes o dispositivos de almacenamiento de datos de utilización habitual en el mercado.

Disposición transitoria única. Régimen aplicable a las solicitudes de legalización de libros correspondientes al ejercicio de 2016 presentadas a partir de la entrada en vigor de la presente Orden.

Las solicitudes de legalizaciones de libros correspondientes al ejercicio de 2016 que se presenten a partir de la entrada en vigor de la presente orden podrán realizarse tanto en papel como electrónicamente.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día 15 de marzo de 2017.

Madrid, 9 de marzo de 2017.–El Ministro de Justicia, Rafael Catalá Polo.