Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, por la que se crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia y se regula el procedimiento de emisión de apostillas en soporte papel y electrónico.

Artículo 1. Objeto.

La presente orden tiene por objeto la creación y regulación del Registro Electrónico de Apostillas en el Ministerio de Justicia, que registrará de forma centralizada las Apostillas emitidas, tanto en soporte papel como electrónico, por las autoridades competentes en España, así como la regulación del procedimiento de emisión de Apostillas en soporte papel y electrónico.

A este registro electrónico no le resultará de aplicación lo establecido en los artículos 24 y 25 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos ni lo previsto en los artículos 26 a 30 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, de desarrollo parcial de dicha Ley, en relación con los registros electrónicos.

Artículo 2. Creación y ámbito de aplicación del Registro Electrónico de Apostillas

Se crea el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia en el que se archivarán de forma centralizada y automática todas las Apostillas emitidas a partir de la entrada en vigor de la presente orden por las Autoridades competentes en España tanto en soporte papel como electrónico. Dicho registro permitirá, a través de la sede electrónica del Ministerio, la verificación de la validez de las Apostillas emitidas.

Artículo 3. Anotaciones en el Registro Electrónico de Apostillas

En el Registro Electrónico de Apostillas quedará constancia, en todo caso, del número y fecha de la Apostilla, del nombre y la capacidad en la que firma el signatario del documento público apostillado y, si el documento no está firmado, del nombre de la autoridad que haya sellado el documento.

Asimismo, deberá quedar constancia en todo caso de la imagen de la Apostilla emitida y, en su caso, de la huella electrónica de los documentos digitales o documentos digitalizados apostillados.

Artículo 4. Verificación de las Apostillas en el Registro Electrónico de Apostillas

1. La persona o entidad a quien le ha sido presentada una Apostilla, así como cualquier interesado en los términos del artículo 31 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, podrá solicitar de forma presencial ante las autoridades competentes en España, por escrito o por vía electrónica la verificación de la Apostilla correspondiente y la validez de la firma o sello de la autoridad competente durante un plazo de 25 años desde la fecha de emisión de la Apostilla.

Los interesados en acceder al Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia deberán hacerlo a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. El Registro Electrónico de Apostillas funcionará para consultas las veinticuatro horas del día todos los días del año.

En todo caso, para poder solicitar la verificación de las Apostillas en el Registro Electrónico a través de la sede electrónica del Ministerio, esto es, por Internet, el interesado deberá disponer, al menos, del código seguro de verificación, la fecha y el número de la Apostilla que aparece en la misma.

1. Será posible la validación del documento de Apostilla electrónica mediante la puesta a disposición del mismo en el Registro Electrónico de Apostillas.

1. El Registro Electrónico de Apostillas generará un recibo acreditativo de la verificación realizada en el que constará la imagen de la Apostilla emitida.

Artículo 5. Acceso al Registro Electrónico de Apostillas

Los requisitos técnicos mínimos necesarios para el acceso y utilización del Registro Electrónico serán los recogidos en el anexo I de esta orden.

Artículo 6. Gestión y seguridad del Registro Electrónico de Apostillas

1. La Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia del Ministerio de Justicia será el órgano responsable de la gestión, disponibilidad y seguridad del Registro Electrónico creado y regulado en la presente orden.

1. Estará disponible en el portal del Ministerio de Justicia, o en su sede electrónica, la relación de aplicaciones, medios y soportes, incluyendo un resumen de los protocolos de seguridad del registro y de las comunicaciones electrónicas y los sistemas operativos y navegadores de Internet, a través de los cuales se podrán efectuar las comunicaciones entre el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio y cualquier persona física o jurídica.

1. Serán de implantación en el Registro Electrónico las medidas de seguridad previstas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y en su normativa de desarrollo.

Artículo 7. Modificación de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos

Se amplía la relación de los ficheros del Ministerio de Justicia que figuran en la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos, mediante la incorporación a su anexo I, de los ficheros 118 y 119, cuya denominación y características se recogen en el anexo I de esta orden.

Artículo 8. De la Apostilla de documentos públicos en soporte electrónico

1. Podrán ser objeto de Apostilla los documentos emitidos originalmente por la Administración General del Estado y la Administración de Justicia en soporte electrónico y las copias electrónicas de documentos emitidos en soporte papel, realizadas por los funcionarios competentes.

1. El ciudadano podrá obtener el documento apostillado a través del acceso a la sede electrónica del Ministerio de Justicia mediante los códigos que a tal efecto le facilite la autoridad competente para la emisión de Apostilla.

Artículo 9. De la firma sobre la Apostilla electrónica

Para los supuestos en los que la legalización única o Apostilla se realice a través de medios electrónicos, se reconocerá igualmente válido el uso por parte de la Autoridad Competente del sello electrónico de Administración Publica, órgano o entidad de derecho público previsto en el artículo 18.1.a) de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 10. Apostillas expedidas de documentos emitidos en soporte papel

1. Para la legalización única o Apostilla de documentos en soporte papel será necesario aportar el documento a apostillar ante la Autoridad competente.

1. Para la adecuada digitalización de tales documentos emitidos en soporte papel se estará a lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en los artículos 44 y siguientes del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio y en los artículos 23 y 24 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y sus normas de desarrollo.

1. Las Apostillas de los documentos en soporte papel figurarán en el mismo documento o en un anexo o prolongación del documento apostillado que deberá estar conectada al documento apostillado por un medio inalterable.

Artículo 11. De las Apostillas sobre documentos autorizados por notario

Los documentos autorizados por notario y los documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por notario únicamente podrán ser apostillados en soporte papel.

Artículo 12. Forma de la Apostilla

De conformidad con el anexo único al Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, la legalización o Apostilla tendrá la forma de un cuadrado de 9 centímetros de lado, como mínimo y expresará, al menos, las menciones que se incluyen en Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de 5 de octubre de 1961.

Artículo 13. Validez de las Apostillas Electrónicas emitidas en el extranjero

Tendrán plena validez en España las Apostillas Electrónicas válidamente emitidas por las Autoridades con competencia para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de otros Estados contratantes del Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961.

Disposición transitoria primera. Régimen transitorio de las Apostillas emitidas por las autoridades competentes notariales

El Consejo General del Notariado en el plazo de tres meses a contar desde la entrada en vigor de esta orden deberá realizar a su costa los desarrollos tecnológicos precisos que permitan enviar las Apostillas realizadas por las autoridades competentes notariales al Registro Electrónico de Apostillas.

Disposición transitoria segunda. Emisión de Apostillas en soporte electrónico

La legalización única o Apostilla de documentos en soporte electrónico podrá solicitarse y expedirse presencialmente o por vía electrónica, de conformidad con las condiciones que se determinen en esta orden, y tan pronto como las disponibilidades técnicas así lo permitan.

Disposición final única. Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Madrid, 4 de mayo de 2011.–El Ministro de Justicia, Francisco Caamaño Domínguez.

ANEXO I