Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Artículo 1. Objeto.

La presente Orden tiene por objeto determinar los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas, con el fin de garantizar su integridad y seguridad, y la interoperabilidad con otros sistemas afectados en la tramitación de las facturas en desarrollo de la disposición final sexta de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Esta Orden resulta de aplicación a los sujetos incluidos en el ámbito subjetivo establecido en el artículo 2 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Las referencias hechas en esta Orden a las Administraciones Públicas se entenderán efectuadas a cada uno de los sujetos a que se refiere el párrafo anterior.

Artículo 3. Órganos competentes en la gestión del sistema.

El órgano competente para la gestión del registro contable de facturas será el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

Artículo 4. Objetivos del registro contable de facturas del sistema contable.

1. El registro contable de facturas de cada Administración Pública estará interrelacionado o integrado en su sistema de información contable al objeto de registrar todas las facturas de la entidad con el alcance que se determina en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y de proporcionar al sistema contable la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación del periodo medio de pago a proveedores.

1. El registro contable de facturas de cada Administración Pública debe dar soporte a los siguientes requisitos funcionales:

a) Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administración Pública.

b) Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación.

c) Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por el órgano competente.

d) Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.

1. Sobre la base de la información gestionada en el registro contable de facturas y de la del sistema de información contable de la entidad:

a) La Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada entidad podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información.

b) Los órganos o unidades administrativas que tengan atribuida la función de contabilidad efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación y demás actuaciones previstas en el artículo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Artículo 5. Anotación en el registro contable de facturas.

1. Las facturas recibidas por el registro administrativo serán anotadas en el registro contable de facturas, en los términos establecidos por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

1. En el caso de las facturas electrónicas, se anotarán en el registro contable de facturas aquéllas que el Punto general de entrada de facturas electrónicas le remita o ponga a su disposición por medios electrónicos.

La información objeto de registro que debe ser remitida o puesta a disposición por el correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas será, por cada factura, la propia factura electrónica, el número de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, y la fecha y hora de dicho asiento registral.

1. En el caso de las facturas en papel, se generará un apunte en el registro contable de facturas, por cada factura recibida, incluyendo al menos la siguiente información:

a) Fecha de expedición de la factura.

b) Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo.

c) Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura.

d) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.

e) Número de factura y, en su caso, serie.

f) Importe de la operación, incluido IVA (o impuesto equivalente).

g) Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.

h) Código de los órganos competentes en la tramitación de la factura así como del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

1. No se anotarán en el registro contable de facturas las que contuvieran datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las cuales serán devueltas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo.

Artículo 6. Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad.

1. Las facturas anotadas en el registro contable de facturas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, de acuerdo con la identificación de esos órganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa.

1. En el caso de las facturas electrónicas, serán remitidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, por los medios electrónicos que se habiliten, aquellas facturas anotadas en el registro contable de facturas que les correspondan.

Artículo 7. Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo de las mismas.

La aceptación o rechazo de cada factura se anotará en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido. Asimismo se anotará en el registro contable de facturas, en caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, la fecha de contabilización de la obligación reconocida correspondiente. No obstante, si con respecto a cualquier factura se contabilizase una obligación por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto, igualmente se anotará la fecha de dicha contabilización en el indicado registro.

Por cada factura se dejará constancia en el sistema de información contable de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago según establece el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Artículo 8. Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura y de su devolución.

1. Cuando en el registro contable de facturas se reciba, a través del registro administrativo o, en el caso de las facturas electrónicas, el que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas, una solicitud del presentador de anulación de una factura anterior, se tomará nota de la solicitud de anulación en el registro contable de facturas, cuando esa factura ya estuviera anotada en dicho registro. En caso contrario, será rechazada y devuelta la solicitud al registro administrativo que la remitió.

1. Las solicitudes de anulación de las que se hubiera tomado nota en el registro contable de facturas serán comunicadas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a efectos de que procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la factura, previa anulación, si fuera el caso, de las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho registro en relación con la factura, o a su rechazo.

Artículo 9. Suministro de información sobre el estado de las facturas.

1. Sobre la base de la información del registro contable de facturas, la Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada Administración podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información.

1. El proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligación reconocida; si ha sido pagada; anulada; y rechazada.

Artículo 10. Interoperabilidad del registro contable de facturas con el Punto general de entrada de facturas electrónicas.

1. La determinación de las condiciones técnicas normalizadas de las interfaces entre el Punto general de entrada de facturas electrónicas adoptado por cada Administración y el registro contable de facturas de las Administraciones Públicas corresponderá, conjuntamente, a la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y a la Intervención General de la Administración del Estado, oído el Consejo Superior de Administración Electrónica.

1. La anotación en el registro contable de facturas de las facturas electrónicas procedentes del correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas, a la que se refiere el artículo 5.2, se efectuará utilizando los servicios de puesta electrónica a disposición que proporcione el propio Punto, que se ajustarán a las condiciones técnicas normalizadas a las que se refiere el apartado anterior.

Artículo 11. Interoperabilidad del registro contable de facturas a efectos de la distribución o puesta de las facturas a disposición de los órganos competentes para su tramitación.

1. La distribución o puesta a disposición de las facturas electrónicas anotadas en el registro contable de facturas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a la que se refiere el artículo 6.2, se efectuará utilizando los servicios o medios electrónicos que al efecto habilite la entidad.

1. Los órganos competentes para su tramitación deberán disponer de sistemas o medios para la tramitación de aquellos expedientes de gasto que incorporen facturas electrónicas.

Artículo 12. Disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del registro contable de facturas.

1. El sistema contará con medidas de redundancia, proporcionales a los riesgos asumidos, que permitan minimizar los períodos de fallo.

La disponibilidad horaria del sistema estará publicada en el portal o sede electrónica que corresponda al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

1. A los datos de carácter personal contenidos en este sistema se aplicarán las medidas de seguridad del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

1. Las medidas de seguridad y salvaguardia de la información se ajustarán a lo establecido en la política de seguridad del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

1. La acreditación de los usuarios que accedan al registro contable de facturas, tanto los del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad como los de los órganos competentes para su tramitación, deberá efectuarse de acuerdo con los procedimientos que al efecto establezca el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

Los usuarios de los órganos competentes para la tramitación de las facturas sólo podrán acceder a aquéllas que tuvieran asignadas.

Cuando el registro contable de facturas haga uso de los servicios o medios de interoperabilidad señalados en el artículo 11 de esta Orden, la acreditación de los sistemas con los que se relacione el registro contable de facturas deberá efectuarse de acuerdo con los procedimientos que al efecto establezca el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

1. El sistema se ajustará a lo establecido en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Disposición adicional primera. Registro contable de facturas de la Administración General del Estado.

El registro contable de facturas de la Administración General del Estado y el correspondiente a cada una de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa se ajustará a las condiciones y requisitos funcionales y técnicos establecidos en esta Orden con las siguientes particularidades:

1. Aspectos organizativos:

a) La Intervención General de la Administración del Estado será el órgano competente para:

1.º La gestión, administración y mantenimiento del registro contable de facturas de la Administración General del Estado.

2.º La definición de las especificaciones del sistema.

3.º La determinación de las condiciones técnicas normalizadas de las interfaces del registro contable de facturas con los sistemas de gestión económico-presupuestaria de las unidades tramitadoras competentes para la tramitación de las facturas electrónicas.

b) La gestión, administración y mantenimiento del registro contable de facturas de cada una de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa será el centro directivo u órgano gestor de la contabilidad de la entidad.

c) La gestión y actualización del catálogo de órganos gestores y unidades tramitadoras, y del responsable de fichero y usuario administrador de cada unidad tramitadora, en el propio sistema de información contable, será efectuada por la correspondiente oficina contable.

d) Las unidades tramitadoras y los órganos de control establecerán en sus respectivos sistemas de gestión, si fuera necesario, la correspondencia entre las codificaciones establecidas para los órganos gestores y unidades tramitadoras en el registro contable de facturas, basada en el directorio DIR3 de unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, y las utilizadas en sus respectivos sistemas.

e) La gestión de los usuarios de las unidades tramitadoras con acceso permitido al correspondiente registro contable de facturas, y de los correspondientes perfiles de acceso, corresponderá al usuario administrador designado por cada unidad tramitadora. Asimismo este usuario administrador gestionará en el propio sistema de información contable la asignación de órganos gestores a los que dará servicio a estos efectos.

f) Cuando la acreditación de acceso al sistema por parte de un usuario, directamente, o de un órgano gestor o unidad tramitadora, a través de su correspondiente sistema de gestión, requiera un certificado electrónico, deberá estar expedido por un prestador de servicios de certificación que figure en la lista de servicios de confianza (TSL) publicada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, y estar asumido por la plataforma de verificación de certificados, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, prevista en el artículo 21.3 de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

g) Cuando se produzcan cambios estructurales o reorganizaciones administrativas que provoquen cambios en las codificaciones de las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras se estará a lo que establezca al efecto la Intervención General de la Administración del Estado.

Disposición adicional segunda. No incremento de gasto público.

Las medidas contenidas en esta Orden se atenderán con los medios personales y materiales existentes, y en ningún caso podrá generar incremento de gasto público.

Disposición adicional tercera. Codificación de órganos administrativos.

Las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de esta Orden ajustarán la codificación de los órganos administrativos que participen en la tramitación de las mismas a la establecida en el directorio DIR3 de unidades administrativas comunes gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

Disposición adicional cuarta. Reglas de validación de las facturas electrónicas aplicables en fase de anotación en los registros contables de facturas.

1. Los sistemas de información contable en los que estén integrados los registros contables de facturas de las entidades sujetas al ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, ajustarán sus reglas de validación en fase de anotación de dichas facturas en el registro contable de facturas, antes de 15 de octubre de 2015, a las contenidas en el anexo II de esta Orden.

Estas reglas de validación serán las aplicables por todos los registros contables de facturas a efectos de la anotación de las facturas electrónicas recibidas del punto general de entrada de facturas electrónicas en dichos registros, de forma que solamente aquéllas que no superen las validaciones establecidas en dicho anexo podrán ser rechazadas en esta fase. El resto de facturas quedarán anotadas automáticamente en el registro contable de facturas, disponibles para su tramitación posterior, sin que ello prejuzgue el resultado de la misma.

En todo caso el rechazo de una factura, cualquiera que sea la fase en que se produzca, requerirá la cumplimentación del motivo del rechazo por parte de la Administración.

1. Las reglas de validación vigentes serán publicadas en el Portal web de la Intervención General de la Administración del Estado, en el apartado destinado al registro contable de facturas, y en el Portal web del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

1. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publicará en los Portales indicados en el punto anterior una utilidad para la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica vigentes que no dependan de la información del registro contable de facturas. Esta utilidad dará soporte asimismo a la validación de cualquier extensión aprobada por el Ministerio.

Se añade por el art. 1.1 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.

Disposición final primera. Título competencial.

Excepto en lo que se refiere a la disposición adicional primera, el contenido de esta Orden tiene carácter básico y se dicta al amparo de lo dispuesto en los apartados 13, 14 y 18 del artículo 149.1 de la Constitución Española que atribuyen al Estado, respectivamente, la competencia sobre las bases y coordinación de la planificación general de la actividad económica; Hacienda general y Deuda del Estado y las bases del régimen jurídico de las Administraciones públicas.

Disposición final primera bis. Habilitación normativa.

Se habilita a los titulares de las Secretarías de Estado de Presupuestos y Gastos y de Hacienda, en el ámbito de sus competencias, a adoptar las resoluciones y medidas necesarias para la aplicación y ejecución de lo dispuesto en esta Orden.

En particular, el contenido del anexo II de esta Orden podrá ser modificado por resolución conjunta del titular de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos y del titular de la Secretaría de Estado Hacienda, oído el Comité Sectorial de Administración Electrónica.

Se añade por el art. 1.5 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

No obstante lo anterior, las Comunidades Autónomas y Entidades locales dispondrán de un periodo de 3 meses para adecuar sus sistemas a los requisitos funcionales y técnicos establecidos en esta orden.

Madrid, 27 de marzo de 2014.–El Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, Cristóbal Montoro Romero.

ANEXO I