Orden CUD/1185/2022, de 28 de noviembre, por la que se regula el alcance de la revisión formal de las cuentas anuales y de los planes de actuación que debe realizar el Protectorado de fundaciones de competencia estatal.

Artículo 1. Objeto.

La presente orden tiene por objeto regular el alcance y procedimiento de la comprobación formal que realiza el Protectorado de fundaciones de competencia estatal respecto de las cuentas anuales y planes de actuación de las fundaciones que se encuentran en su ámbito de actuación, de conformidad con lo previsto en los artículos 25.7 y 8 de la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, y 26 a 34 del Reglamento de fundaciones de competencia estatal, aprobado por Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre.

Artículo 2. Formulación de cuentas anuales y planes de actuación.

1. Las cuentas anuales y los planes de actuación deben formularse conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad y en las Normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre; el Plan de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos, aprobado por Resolución de 26 de marzo de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, y el Plan de contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos, aprobado por Resolución de 26 de marzo de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

1. Las cuentas anuales y los planes de actuación que se presenten al Protectorado estatal deberán elaborarse en los formatos establecidos en la aplicación informática diseñada al efecto, disponible en la página web del Ministerio de Cultura y Deporte.

Artículo 3. Forma de presentación.

1. La presentación de las cuentas anuales y planes de actuación formulados de la forma prevista en el artículo anterior se efectuará a través de la sede electrónica asociada del Ministerio de Cultura y Deporte, utilizando el trámite habilitado para ello. A tal efecto, deberán cumplirse los requisitos establecidos para el formato y contenido de los distintos campos.

En particular, deberá constar la última referencia generada por la aplicación informática, con el objeto de garantizar la no manipulación de la información.

1. La información de las cuentas anuales y planes de actuación grabada en la aplicación informática, deberá reflejar fielmente la contabilidad, la actividad de la fundación y la previsión de las actividades a realizar, según proceda.

1. Sin perjuicio de lo establecido en el apartado 1, en aquellos casos en que el formato de las cuentas anuales aprobadas por el patronato y que, en su caso, hayan sido objeto de auditoría, no se corresponda con el formato de las generadas por la aplicación informática del Protectorado, deberán acompañarse de un certificado o declaración firmada por las personas que ostenten la presidencia y la secretaría de la fundación en el que se haga constar expresamente dicha circunstancia, asegurando la identidad de contenido con los datos grabados en la aplicación y manifestando que el patronato de la fundación ha sido informado de esta circunstancia, debiendo presentarse en este caso las cuentas anuales en ambos formatos debidamente firmadas.

1. En caso de que la elaboración y presentación de las cuentas anuales y planes de actuación no se ajuste a lo previsto en esta orden, el Protectorado requerirá la correspondiente subsanación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 4. Solicitud de depósito.

1. Dentro de los diez días siguientes a la aprobación de las cuentas anuales, el patronato de la fundación presentará al Protectorado para su depósito en el Registro de Fundaciones de competencia estatal, las cuentas anuales debidamente firmadas de forma electrónica por las personas que ostenten la presidencia y la secretaría. A estos efectos, podrá utilizarse cualquiera de los sistemas de firma electrónica previstos en el artículo 10.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

1. Las cuentas anuales, que comprenden el balance, la cuenta de resultados y la memoria, forman una unidad, deben ser redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la fundación.

El patronato está obligado a formular y aprobar, en el plazo máximo de seis meses a partir del cierre del ejercicio, las cuentas anuales. No obstante, en el caso de que las cuentas sean auditadas, el plazo máximo para su formulación será de tres meses a partir del cierre del ejercicio.

Deberán ir acompañadas de la siguiente documentación:

a) Certificado del acuerdo de aprobación del patronato.

b) Relación de patronos asistentes a la reunión de aprobación de las cuentas, incluyendo, en su caso, las correspondientes delegaciones de voto en los supuestos de representación.

c) Informe de auditoría en los supuestos previstos en el artículo 25 de la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, así como en cualesquiera otros en que resulte obligatoria o que, no siéndolo, la fundación se someta voluntariamente a auditoría.

d) En su caso, informe anual sobre el grado de cumplimiento de los códigos de conducta para la realización de inversiones financieras temporales.

e) Cualquier otra documentación que establezcan las disposiciones vigentes.

1. Dentro de los tres últimos meses de cada ejercicio, el patronato elaborará, aprobará y presentará al Protectorado de fundaciones de competencia estatal el plan de actuación firmado por medios electrónicos por las personas que ostentan la presidencia y la secretaría, en el que queden reflejados los objetivos y las actividades que se prevean realizar durante el ejercicio siguiente.

El plan de actuación se acompañará del certificado en el que conste su aprobación, que incluirá la relación de los patronos asistentes a la reunión presentes o representados.

1. En los casos previstos en los apartados anteriores, el certificado del acuerdo aprobatorio del patronato, tanto de las cuentas anuales como del plan de actuación, emitido por la persona que ostenta la secretaría con el visto bueno de la persona que ostenta la presidencia de la fundación, deberá estar firmado por medios electrónicos, a través de cualquiera de los sistemas de firma electrónica establecidos en el artículo 10.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Lo dispuesto en el presente apartado será aplicable a cualquier otra documentación que la fundación remita junto con las cuentas anuales o los planes de actuación.

1. La relación de patronos asistentes a la reunión en la que se aprueben las cuentas anuales de la fundación deberá firmarse por los patronos asistentes, preferiblemente a través de los sistemas de firma electrónica previstos en el artículo 10.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. No obstante, se admitirá la firma manuscrita original de los patronos asistentes, siempre que la relación se firme después por la persona que ostenta la secretaría con el visto bueno de la persona que ostenta la presidencia de la fundación mediante alguno de los sistemas de firma electrónica indicados.

Artículo 5. Procedimiento de comprobación formal de las cuentas anuales y del plan de actuación.

1. El Protectorado de fundaciones de competencia estatal examinará las cuentas anuales y los planes de actuación presentados y, en su caso, el informe de auditoría y cualquier otra documentación que resulte exigible, para comprobar la adecuación formal de las cuentas anuales y los planes de actuación a la normativa vigente. Si en dicho examen se apreciasen errores o defectos formales, el Protectorado lo notificará al patronato para que proceda a su subsanación en un plazo no inferior a diez días.

1. Transcurrido el plazo concedido sin haberse aportado la documentación preceptiva, o sin que se hayan subsanado los defectos comunicados por el Protectorado, este dictará, según proceda, resolución teniendo a la fundación por desistida de su solicitud de depósito, o denegando éste por concurrir defectos que así lo impiden. Sin perjuicio de lo anterior, el Protectorado, a la vista de las circunstancias concurrentes, podrá ejercer las acciones que le confiere el artículo 35.2 de la Ley 50/2002, de 26 de diciembre.

1. Si no se aprecian defectos que impidan el depósito, o si hubieran sido subsanados por la fundación, el Protectorado dictará resolución acordando el depósito de los documentos examinados en el Registro de fundaciones de competencia estatal, sin perjuicio de las comprobaciones materiales de las cuentas anuales que, dentro del plazo de cuatro años desde su presentación, pueda realizar en el ejercicio de sus funciones.

La resolución que se dicte se notificará al patronato y se dará traslado al Registro de Fundaciones de competencia estatal para su depósito y publicidad.

1. Durante el procedimiento de comprobación, el Protectorado podrá realizar recomendaciones para su consideración en futuras cuentas anuales o planes de actuación. Dichas recomendaciones se comunicarán al patronato junto a la resolución prevista en el apartado anterior.

Artículo 6. Alcance de la comprobación formal de las cuentas anuales.

1. Para comprobar la adecuación formal de las cuentas anuales a la normativa vigente, el Protectorado verificará los siguientes extremos:

a) Que su elaboración y presentación se efectúa de conformidad con lo dispuesto en la presente orden ministerial.

En particular, se comprobará que las cuentas anuales presentadas coinciden con las cuentas generadas por la aplicación y con el modelo de formulación de cuentas declarado en el certificado de aprobación por la fundación.

b) Que constan de balance, cuenta de resultados y memoria, firmadas por la persona que ostenta la secretaría con el visto bueno de la persona que ostenta la presidencia de la fundación, y que estos documentos han sido elaborados de conformidad con el Plan General de Contabilidad y las normas de adaptación a las entidades sin fines lucrativos.

c) Que están acompañadas por el certificado de aprobación, expedido por la persona que ostenta la secretaría con el visto bueno de la persona que ostenta la presidencia de la fundación, debidamente inscritos en el Registro de fundaciones de competencia estatal.

El certificado de aprobación incluirá la aplicación del excedente del ejercicio, el modelo de formulación de cuentas y deberá ir acompañado por la relación de patronos asistentes a la reunión en que fueron aprobadas, firmada por todos ellos.

A tal efecto, el Protectorado comprobará la composición del patronato inscrito en el Registro de Fundaciones de competencia estatal en la fecha de la reunión de aprobación de las cuentas anuales. Cuando falte la inscripción en el Registro de Fundaciones de alguno de los patronos asistentes a dicha reunión del patronato, el Protectorado verificará que concurre el quórum preciso para la aprobación de las cuentas con los patronos inscritos a dicha fecha.

d) Que están acompañadas de la documentación que resulte exigible de acuerdo con la normativa vigente.

e) Que el modelo de formulación de las cuentas presentadas coincide con las auditadas, tanto en los supuestos previstos en el artículo 25 de la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, como en cualesquiera otros en que resulte obligatoria la auditoría o que, no siéndolo, la fundación se someta voluntariamente a ella.

f) En la memoria se comprobará que consta cumplimentada la nota relativa a clasificación de actividades, conforme a lo dispuesto en el artículo 30 del Reglamento de fundaciones de competencia estatal.

1. Impedirán el depósito de las cuentas anuales, en caso de no ser subsanados, los siguientes defectos:

a) Documentación ilegible, o que contenga datos o fechas manifiestamente erróneas o incoherentes.

b) Falta de firma o firmas no válidas.

c) En caso de delegaciones de fundaciones extranjeras, la falta de conformidad de la fundación matriz.

d) Falta total o parcial de las cuentas anuales o de alguno de los documentos obligatorios que deban presentarse junto con ellas.

e) Certificación de aprobación que no contenga todos los datos indicados en el apartado anterior.

Artículo 7. Alcance de la comprobación formal del plan de actuación.

1. Para comprobar la adecuación formal del plan de actuación a la normativa vigente, el Protectorado verificará los siguientes extremos:

a) Que su formulación se ha realizado de conformidad con las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos y su presentación se efectúa de conformidad con la presente orden ministerial.

b) Que está acompañado por el certificado de aprobación, expedido por la persona que ostenta la secretaría con el visto bueno de la persona que ostenta la presidencia, debidamente inscritos en el Registro de fundaciones de competencia estatal, que incluirá la relación de los patronos asistentes a la reunión presentes o representados.

A tal efecto, el Protectorado comprobará la composición del patronato inscrito en el Registro de Fundaciones de competencia estatal en la fecha de la reunión de aprobación del plan de actuación. Cuando falte la inscripción en el Registro de Fundaciones de alguno de los patronos asistentes a dicha reunión del patronato, el Protectorado verificará que concurre el quorum preciso para la aprobación del plan de actuación con los patronos inscritos a dicha fecha.

c) Que consta información identificativa de cada una de las actividades propias y de las actividades mercantiles, de los gastos estimados para cada una de ellas y de los ingresos y otros recursos previstos, así como del grado de realización de cada actividad o el grado de cumplimiento de los objetivos.

1. Impedirán el depósito del plan de actuación, en caso de no ser subsanados, los siguientes defectos:

a) Documentación ilegible, o que contenga datos o fechas manifiestamente erróneas o incoherentes.

b) Falta de firma o firmas no válidas.

c) En caso de delegaciones de fundaciones extranjeras, la falta de conformidad de la fundación matriz.

d) Ausencia en el plan de actuación presentado de la última referencia generada por la aplicación informática o información no coincidente con los datos grabados en el aplicativo informático.

e) Ausencia manifiesta en el Plan de actuación de identificación de las actividades a realizar o de otros datos obligatorios.

1. El Protectorado dejará constancia en la resolución que acuerde el depósito del plan de actuación, de las siguientes circunstancias que no impedirán el depósito:

a) La aprobación o presentación del plan de actuación fuera de plazo.

b) La falta de identificación o insuficiente descripción de las actividades de la fundación.

c) La falta de presentación o de depósito de los planes de actuación en ejercicios anteriores.

d) Ausencia continuada de realización de actividades en cumplimiento de fines fundacionales.

e) Actuación de la fundación en una única comunidad autónoma.

Disposición adicional primera. Fundaciones procedentes de Registros autonómicos.

En los casos de modificación del ámbito territorial de actuación de una fundación que determine que las competencias al respecto pasen a ser ejercidas por el Protectorado de fundaciones de competencia estatal, éste llevará a cabo la comprobación de cuentas anuales y planes de actuación que deban presentarse con posterioridad a la fecha de inscripción.

Disposición adicional segunda. Fundaciones del sector público estatal.

Para las fundaciones del sector público estatal, se podrán establecer sistemas para la cesión de la información económico-financiera del Ministerio de Hacienda y Función Pública al Ministerio de Cultura y Deporte. A tal fin, la Intervención General de la Administración del Estado y el Protectorado de Fundaciones establecerán los sistemas y formatos informáticos y telemáticos a través de los que se realizará la cesión de información a la Secretaría General Técnica del Ministerio de Cultura y Deporte.

Disposición final única. Entrada en vigor y aplicación.

La presente orden entrará en vigor el día 1 de enero de 2023, y será de aplicación a la comprobación formal de cuentas anuales y planes de actuación que se presenten a partir de dicha fecha.

Madrid, 28 de noviembre de 2022.–El Ministro de Cultura y Deporte, Miquel Octavi Iceta i Llorens.