Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra provstier og provstiudvalg

Bestemmelsen gælder for alle papirarkivalier, der er skabt eller tilvejebragt eller i fremtiden skabes eller tilvejebringes i provstierne og provstiudvalgene.

Bestemmelsen gælder også for arkivalier, der er lagret på digitalt medium og oprettet før 1. februar 2000.

Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på digitalt medium og oprettet efter 1. februar 2000. For disse udstedes særskilte bevarings- og kassationsbestemmelser, når der er sket anmeldelse til Rigsarkivet efter gældende regler.

Alle arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt til og med 1922 bevares.

Følgende arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt efter 1922, bevares:

1. Mødedagsordener, mødereferater og forhandlingsprotokoller.

1. Godkendte budgetter og årsregnskaber indtil 1970.

1. Forpagtningskontrakter for præstegårde og jorder.

1. Journaler, henlæggelsesplaner og kartoteker.

1. Sager og protokoller vedr. følgende emner: a) Sager vedr. tilsynet med ministerialbogsførelsen. b) Oversigter over danske og tyske kirkelige handlinger. c) Mødeindkaldelser og –referater vedr. provstisamråd, provstikonvent mv. d) Mindretallets kirkelige forhold i Sønderjylland. e) Provstesynet og menighedsrådenes syn. f) Rådighedstjeneste. g) Valgmenighederne. h) Restaurerings- og bygningsarbejder.

Følgende arkivalier fra Skoledirektionen indtil 1935 og skoleprovsten indtil 1949 bevares:

1. Skoledirektionsprotokoller og skoledirektionssager i provstiets varetægt.

1. Skoleprovstens sager indtil 1949.

Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater, som administreres af provsten, bevares.

Sager, som ikke er omfattet af §§ 2-5, og som efter provstiets skøn i særlig grad belyser provstiets eller sognenes historie, bevares.

Arkivalier lagret på digitalt medium og oprettet før 1. februar 2000, og som i henhold til §§ 2-6 skal bevares, udskrives årligt og afleveres efter aftale til Rigsarkivet som papirarkivalier.

Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit §§ 2-6, kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter provstiernes og provstiudvalgenes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 19. september 2018.

Rigsarkivet

/Asbjørn Hellum / Kirsten Villadsen Kristmar/